Arbeitszeiterfassung 2026: Was Arbeitgeber jetzt wissen müssen

Stempeluhr abgeschafft, Vertrauensarbeitszeit eingeführt, alles läuft locker über Excel? Viele Betriebe glauben, sie könnten die Erfassung der Arbeitszeit frei gestalten. Das ist ein gefährlicher Irrtum.

Wer hier zu spät handelt, riskiert nicht nur Ärger mit Beschäftigten und Betriebsrat, sondern auch empfindliche Bußgelder. Und das Thema betrifft längst nicht mehr nur große Konzerne, sondern jeden Arbeitgeber in Deutschland.

In diesem Artikel klären wir, wie der Stand bei der Arbeitszeiterfassung 2026 wirklich ist, was das wegweisende Urteil des Bundesarbeitsgerichts bedeutet und wie Sie die Zeiterfassung in Ihrem Betrieb rechtssicher umsetzen.

Ist die Arbeitszeiterfassung 2026 Pflicht?

Die kurze Antwort: Ja, die Pflicht besteht bereits. Das wird häufig missverstanden, weil viele auf ein eigenes, neues Gesetz warten.

Schon 2019 entschied der Europäische Gerichtshof im sogenannten Stechuhr-Urteil, dass Unternehmen ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit brauchen. Das Bundesarbeitsgericht zog 2022 nach und leitete die Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz ab.

Seitdem gilt: Arbeitgeber müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen. Diese Pflicht steht unabhängig davon, ob das angekündigte neue Arbeitszeitgesetz schon verabschiedet ist.

Das BAG-Urteil als Wendepunkt

Der entscheidende Beschluss des Bundesarbeitsgerichts stammt vom 13. September 2022 unter dem Aktenzeichen 1 ABR 22/21. Das Gericht stellte klar, dass sich die Erfassungspflicht aus Paragraf 3 des Arbeitsschutzgesetzes ergibt.

Bemerkenswert war die Tragweite: Mit diesem Beschluss endete die jahrelange Diskussion, ob Zeiterfassung freiwillig sei. Sie ist es nicht. Die Pflicht trifft Betriebe jeder Größe, vom Soloselbstständigen mit erster Hilfskraft bis zum Großunternehmen.

Erfasst werden müssen die geleisteten Stunden für jede beschäftigte Person, inklusive Pausen und Überstunden. Eine lückenlose Protokollierung einzelner Tätigkeiten oder Projekte verlangt das Urteil dagegen nicht.

Der aktuelle Gesetzesstand für die Arbeitszeiterfassung 2026

Ein eigenständiges, final verkündetes Zeiterfassungsgesetz lag zu Beginn 2026 noch nicht im Bundesgesetzblatt vor. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hatte aber bereits einen Referentenentwurf vorgelegt, der die Pflicht direkt im Arbeitszeitgesetz verankern soll.

Der Entwurf sieht vor, dass die tägliche Arbeitszeit grundsätzlich elektronisch und möglichst am selben Tag erfasst wird. Auch der Koalitionsvertrag der Bundesregierung greift das Thema auf und kündigt eine gesetzliche Regelung an.

Für die Praxis bedeutet das zweierlei. Erstens: Wer auf das neue Gesetz wartet, handelt zu spät, weil die Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz bereits gilt. Zweitens: Wer jetzt ein sauberes System einführt, ist auf die kommende Regelung bestens vorbereitet.

Welche Ausnahmen sind geplant?

Nach dem Entwurfsstand sind einige Erleichterungen vorgesehen, die aber im Gesetzgebungsverfahren noch nicht endgültig sind.

Diskutiert wird eine Ausnahme von der elektronischen Erfassung für sehr kleine Betriebe, etwa mit weniger als zehn Beschäftigten. Diese dürften die Zeiten dann weiterhin manuell festhalten, müssten sie aber dennoch erfassen.

Leitende Angestellte im Sinne des Betriebsverfassungsgesetzes sind voraussichtlich von der Pflicht ausgenommen, weil für sie eine Bereichsausnahme im Arbeitszeitgesetz besteht. Hier sollten Betriebe genau prüfen, wer wirklich als leitend gilt, denn eine zu großzügige Einstufung kann teuer werden.

Bußgelder: Was bei Verstößen droht

Die geplante Neuregelung sieht Bußgelder von bis zu 30.000 Euro vor. Die genaue Höhe und Staffelung kann sich im Verfahren noch ändern.

Unabhängig davon können Aufsichtsbehörden schon heute auf Grundlage des Arbeitsschutzgesetzes einschreiten, wenn ein Betrieb die Arbeitszeit gar nicht erfasst. Hinzu kommt ein praktisches Risiko: In Streitfällen über Überstunden kehrt sich die Beweislast faktisch um, wenn keine ordentlichen Aufzeichnungen vorliegen.

Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich

Eine gute Nachricht für moderne Arbeitsmodelle: Vertrauensarbeitszeit ist auch mit Erfassungspflicht weiterhin erlaubt.

Beschäftigte dürfen also flexibel über Lage und Verteilung ihrer Arbeitszeit entscheiden. Erfasst werden muss aber trotzdem, wann und wie lange gearbeitet wurde. Die Erfassung lässt sich an die Mitarbeitenden delegieren, die Verantwortung für ein funktionierendes System bleibt jedoch beim Arbeitgeber.

Datenschutz und Betriebsrat nicht vergessen

Zeiterfassung verarbeitet personenbezogene Daten und unterliegt damit der Datenschutz-Grundverordnung. Eine ständige Ortung der Beschäftigten oder das Speichern von Standortdaten ist nicht erlaubt. Erfasst werden darf nur, was für die Arbeitszeitdokumentation nötig ist.

Gibt es einen Betriebsrat, hat dieser ein Mitbestimmungsrecht bei der Ausgestaltung. Er kann die gesetzliche Pflicht zwar nicht verhindern, redet aber bei Systemwahl, erfassten Daten und Speicherdauer mit. Beziehen Sie den Betriebsrat deshalb frühzeitig ein und halten Sie Absprachen schriftlich fest.

So setzen Sie die Arbeitszeiterfassung 2026 rechtssicher um

Mit diesen Schritten gelingt der Einstieg ohne großen Aufwand:

1. Bestandsaufnahme: Prüfen Sie, wie aktuell erfasst wird und wo Lücken bestehen.
2. System wählen: Entscheiden Sie sich für eine elektronische Lösung, die Beginn, Ende und Pausen sauber dokumentiert.
3. Verantwortlichkeiten klären: Legen Sie fest, wer erfasst und wer kontrolliert.
4. Datenschutz regeln: Definieren Sie Speicherdauer und Zugriffsrechte.
5. Beschäftigte schulen: Sorgen Sie dafür, dass alle das System verstehen.

Für eine schnelle Berechnung der täglichen Arbeitszeit aus Anfang, Ende und Pause hilft Ihnen unser Arbeitszeitrechner. So sehen Beschäftigte und Vorgesetzte sofort, wie viele Stunden tatsächlich geleistet wurden.

Häufige Fragen zur Arbeitszeiterfassung 2026

Gilt die Pflicht auch für kleine Betriebe? Ja. Die Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz trifft Betriebe jeder Größe. Geplant ist lediglich eine Erleichterung bei der Form der Erfassung für sehr kleine Betriebe.

Muss die Erfassung elektronisch erfolgen? Nach derzeitiger Rechtslage nicht zwingend. Der Gesetzentwurf sieht die elektronische Erfassung aber als Regelfall vor, weshalb sich eine digitale Lösung empfiehlt.

Wer ist für die Erfassung verantwortlich? Die Verantwortung liegt beim Arbeitgeber. Die tägliche Eingabe kann an die Beschäftigten delegiert werden.

Ist Vertrauensarbeitszeit noch erlaubt? Ja. Beschäftigte können ihre Arbeitszeit weiterhin flexibel einteilen, die geleisteten Zeiten müssen aber dokumentiert werden.